Cuando la digitalización se convierte en cultura empresarial: el modelo interno del Grupo Ambar
Transparencia y autonomía para más de 300 trabajadores repartidos por todo el país; digitalización de todo el ciclo de venta; control de accesos unificado; automatización de tickets y dietas, además una amplia gama de elementos de protección digital para que cualquier actividad sea segura y confiable. El refrán castellano “en casa de herrero, cuchillo de palo” no aplica en Grupo Ambar que, además de facilitar la transformación digital de cualquier empresa, es un ejemplo de eficiencia y gestión gracias la incorporación de multitud de soluciones que facilitan su día a día.
“Cuando digitalizamos nuestros propios procesos, ganamos agilidad en la toma de decisiones y, sobre todo, liberamos tiempo para que los equipos se centren en aportar valor al negocio”, destaca Roberto García, director general de Grupo Ambar. “Contar con un ecosistema digital integrado por múltiples aplicaciones y servicios nos permite estar a todos en el mismo escenario y eso se traduce en mejor servicio y una gestión comercial mucho más eficiente”, completa el director de IT, Sergio García.
La inteligencia artificial es uno de los pilares que refuerzan la digitalización de Ambar. “Utilizamos soluciones basadas en IA para mejorar la eficiencia operativa, automatizar tareas repetitivas, analizar grandes volúmenes de datos y reforzar la seguridad de nuestros sistemas, tanto en el ámbito interno como en los servicios que prestamos a nuestros clientes”, señala García. Por ejemplo, en el puesto de trabajo se protege cada dispositivo de forma individual gracias a Sophos, una solución que utiliza IA para garantizar que el equipo se mantenga seguro tanto en la oficina como teletrabajando desde cualquier otro lugar.
Esta aplicación es solo una muestra de lo concienzuda que es la compañía en materia de protección. El expertise de Ambar en el diseño e implantación de soluciones de ciberseguridad ha calado de forma significativa en la propia compañía, que dispone de múltiples elementos para salvaguardar su actividad. Así, la seguridad perimetral de la red se apoya en Fortinet, que actúa como un muro digital frente a ataques externos y gestiona las conexiones mediante VPN (Red Privada Virtual, por sus siglas en inglés). Además, para garantizar la identidad digital de la empresa, los certificados digitales están centralizados en un servidor seguro que permite un control total sobre su uso.
Todas las herramientas de protección se integran dentro del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información gracias a Sandas GRC, una plataforma que digitaliza la gestión de riesgos y el cumplimiento normativo. Además, permite monitorizar de forma continua el nivel de seguridad y adecuación al Esquema Nacional de Seguridad (ENS) al tratarse de una solución cualificada por el Centro Criptológico Nacional (CCN).
Negocio y personas
La productividad y el negocio se apoyan en un ecosistema colaborativo basado en tecnología Microsoft. La combinación de Microsoft 365 y Dynamics 365 permite trabajar en un entorno completamente integrado, en donde la colaboración diaria y la gestión comercial comparten la misma información actualizada en tiempo real. Esta unión facilita que los equipos colaboren sobre documentos, correos y reuniones mientras consultan, desde el mismo ecosistema, datos clave de clientes y oportunidades de negocio. “La información deja de estar dispersa en agendas individuales y pasa a estar centralizada y accesible en tiempo real para todo el equipo comercial, lo que ha mejorado considerablemente la coordinación y la toma de decisiones de este departamento”, considera el director de la empresa.
En el ámbito de la gestión de personas y los procesos administrativos, la empresa ha apostado por plataformas que simplifican y agilizan la relación entre la empresa y sus trabajadores. Así, dispone de una herramienta que centraliza la gestión del tiempo y el talento mediante la digitalización del fichaje, las vacaciones y las ausencias en un entorno completamente online. Por otro lado, los gastos de viajes también se gestionan de forma digital. “Ahora disponemos de una trazabilidad completa y en tiempo real, algo impensable con modelos basados en papel, tickets y hojas de cálculo dispersas”, subraya Roberto García.
Finalmente, aunque no menos relevante, la digitalización también se extiende a los espacios de trabajo y a la seguridad física de las instalaciones. Los dispositivos situados en las entradas de las salas de reuniones muestran la disponibilidad en tiempo real, se sincronizan con el calendario de Outlook y permiten reservar espacios directamente desde la pantalla táctil. Esto evita interrupciones, elimina posibles reuniones fantasma y optimiza el uso de los espacios colaborativos.
